Hand aufs Herz: Es gibt Meetings, bei denen nach zehn Minuten klar ist, dass die Inhalte wichtig sind, eigentlich müsste man zuhören. Und trotzdem wandert der Blick zur Inbox, das Smartphone wird plötzlich interessanter als der Vortrag oder die Gedanken springen zurück zu dem ungelösten Bug.

Das hängt nicht unbedingt mit mangelnder Motivation oder Langeweile zusammen. Unser Gehirn ist schlicht nicht dafür gemacht, über längere Zeit passiv aufmerksam zu bleiben. Gerade in der Softwareentwicklung kommt hinzu, dass jeder Kontextwechsel mentale Energie kostet. Wer eben noch tief im Code, im Debugging oder mit einer Architekturfrage beschäftigt war, braucht oft etwas Zeit, um sich in den anderen Denkmodus einzufinden. 

Die entscheidende Frage ist deshalb vielleicht gar nicht: „Warum fällt es mir so schwer, aufmerksam zu bleiben?“, sondern: „Wie schütze ich meine Aufmerksamkeit, wenn ein Meeting nicht permanent um meine Aufmerksamkeit kämpft?“

Die eigene Aufmerksamkeit aktiv steuern

Vor einiger Zeit hatten wir den Neurowissenschaftler und Psychiater Dr. Volker Busch mit seinem Vortrag „Gehirn unter Strom“ bei uns zu Gast. Seine zentrale Botschaft: Aufmerksamkeit ist eine begrenzte Ressource. Gerade digitale Reize wie E-Mails oder Nachrichten ziehen sie immer wieder von dem ab, was eigentlich wichtig ist. In solchen Momenten kann es hilfreich sein, aus dem Zuhören eine aktive Aufgabe zu machen. Einfache Fragen zum Beispiel können den eigenen Fokus zurückholen: Was ist jetzt gerade relevant? Was bedeutet das für meine Arbeit? Welche Frage bleibt offen? Auch kurze Notizen helfen dabei. Statt jedes Wort einzeln mitzuschreiben, reichen oft schon drei Stichpunkte: neu – relevant – offen. Und wer aktiv nach Zusammenhängen oder unbeantworteten Fragen sucht, hört anders zu, als wenn er nur darauf wartet, dass das Meeting vorbei ist.

Ablenkungen machen Pause

Gerade wenn die Kamera aus ist, ist die Versuchung groß, kurz die Mails zu checken oder Nachrichten zu beantworten. Im Büro wie im Homeoffice gilt deshalb: Ablenkungen möglichst aus dem Blickfeld schaffen. Also das E-Mail-Programm schließen, Benachrichtigungen ausschalten und das Smartphone außer Reichweite legen. Denn, wie Herr Dr. Busch es auch beschrieben hat: Nicht alles um uns herum verdient unsere Aufmerksamkeit.

Mit Bewegung aufmerksam bleiben

Aufmerksam zuhören heißt nicht zwangsläufig, auch stillzusitzen. Bei einem Meeting, das überwiegend aus Zuhören besteht, kann es für manche Menschen durchaus funktionieren, den Körper nebenbei mit einer einfachen, repetitiven Tätigkeit zu beschäftigen: Wäsche aufhängen, bügeln oder langsam auf dem Laufband gehen.

Entscheidend ist, wie viel Aufmerksamkeit die Nebentätigkeit beansprucht. E-Mails zu beantworten oder parallel an einer Präsentation zu arbeiten, konkurriert mit dem Zuhören. Eine einfache, automatisierte Tätigkeit kann dagegen deutlich weniger Aufmerksamkeit erfordern.

Die Frage ist also nicht: „Darf ich nebenbei etwas anderes machen?“, sondern: „Kann ich es tun und den Inhalten trotzdem weiter folgen?“

Wenn die Gedanken trotzdem abschweifen

Auch mit der besten Vorbereitung lässt sich nicht verhindern, dass die Gedanken zwischendurch abschweifen. Konzentration bedeutet schließlich nicht, eine Stunde lang ohne Unterbrechung fokussiert zu sein. Entscheidend ist, das Abschweifen zu bemerken und den Fokus bewusst zurückzuholen.

Ein kurzer mentaler Check hilft dabei: „Was wird gerade gesagt? Was davon ist für mich relevant? Und an welchem Punkt bin ich gedanklich ausgestiegen?“

Der 5-Minuten-Fokus vor dem Meeting

• Smartphone: außer Reichweite legen
• E-Mail: schließen und Benachrichtigungen ausschalten
• Ziel: Was möchte ich aus dem Meeting mitnehmen?
• Notizen: neu – relevant – offen
• Frage: Was möchte ich verstehen oder hinterfragen?
• Bewegung: Bei reinem Zuhören ggf. eine einfache, repetitive Tätigkeit ausprobieren

Und wenn auch die beste Strategie nicht hilft? Dann darf auch die andere Frage gestellt werden: Muss ich überhaupt dabei sein?

Ist meine Perspektive gefragt?

Manchmal werden wir zu Meetings eingeladen, ohne genau zu wissen, warum die Teilnahme erforderlich ist oder ob die Inhalte relevant sind. Dann kann es sinnvoll sein, vorab bei den Organisierenden nachzufragen oder sich mit der eigenen Führungskraft bzw. Projektleitung abzustimmen. Denn nicht jeder Termin braucht jede Perspektive. 

Am Ende geht es also nicht darum, jedes Meeting spannend zu finden, sondern bewusst zu entscheiden, welchen Themen wir unsere Aufmerksamkeit schenken. Und wenn unsere Perspektive gefragt ist, bringen wir uns im Team der Lösungsfinder auch wirklich ein: mit unseren Fragen, unseren Ideen und unserem Bestreben, gemeinsam die besten Lösungen zu finden.