Episode vom: 27.07.2024, ereichbar unter:
Solutions-Talk, der IT-Podcast der Finanz Informatik Solutions Plus.
Intro:
Es war schon paradox, trotz eines sehr umfangreichen und vielfältigen Weiterbildungs- und Schulungsprogramms, haben wir hier und da Kritiken mitbekommen und zwischendurch auf kununu lesen müssen, dass wir bei der FI-SP in puncto Weiterbildung und Schulung Handlungsbedarf haben. Erste Analysen und Befragungen von Schulungsteilnehmerinnen und Teilnehmern zeigten, dass es weder an Qualität noch an Spektrum des Angebots fehlte, wir im Gegenteil sogar ziemlich gut unterwegs waren.
Es musste also etwas anderes sein. Der Verdacht fiel schnell auf den umständlichen Beantragungsprozess und der stellenweise fehlenden Transparenz gegenüber den Mitarbeitenden. Grund genug, ein Projekt aufzusetzen, um diese Barriere zu senken.
Lösungsfinderin Katharina ist Active-Sourcing-Spezialistin. Sie kam zur selben Zeit zur FI-SP, als unsere Personalabteilung das Digitalisierungsprojekt „Neues Schulungssystem“ aufgesetzt hat. Sie ergriff die Chance, direkt zu Beginn Teil des Projektteams zu werden und sich auch so selbst weiterzuentwickeln. Mit einem unverstellten Blick und frischen Ideen trug sie aus strategischer Ecke dazu bei, dass heute jede Lösungsfinderin und jeder Lösungsfinder ganz unkompliziert, das passende Weiterbildungs- und Schulungsangebot für sich zu finden und zu buchen.
Hallo Katharina, du hast mir mal gesagt, dass dein Herz für das Thema Active-Sourcing schlägt. Was hat dich denn an einem FI-SP-Projekt zur Konzeption und Einführung eines neuen Schulungssystems für betriebliche Weiterbildungen gelockt?
Katharina: Hallo Susanna, danke erstmal, dass ich hier sein darf.Und ja, gute Frage auf den ersten Blick. Und vielleicht auch auf den zweiten Blick liegen die beiden Themen nicht ganz nah beieinander, aber ich sehe hier eine klare Win-Win-Situation, weil gerade Schulungen und die betriebliche Weiterbildung für Talente ein Top-Kriterium ist, sich für oder gegen einen Arbeitgeber zu entscheiden. Und wir so Talente für uns finden können, Mitarbeitende aber auch durch Schulung, Weiterbildung lange ans Unternehmen binden und währenddessen natürlich ein top ausgebildetes Team haben.
Und um beim Thema zu bleiben, du hast es ja schon gesagt, war es auch für mich eine Chance, mich selber weiterzuentwickeln. Ich war vorher viele Jahre im Active Sourcing unterwegs, teilweise auch in Führungsrollen, war dann auch selbstständig und habe witzigerweise da auch schon für die FI-SP gearbeitet. Und am Ende haben mich das Team und das Miteinander hier und natürlich auch die Aufgaben überzeugt, hier fest einzusteigen.
Und ich muss dir ganz ehrlich sagen, ich habe mich besonders auf dieses Projekt gefreut, weil ich aus meiner Komfortzone raus konnte, aber mich auch schon so ein bisschen mit den Themen auskannte und so, hoffe ich zumindest, mich ganz gut mit meiner Expertise einbringen konnte. Und jetzt, im Rückspiegel betrachtet, war es auch eine super Möglichkeit, gerade am Anfang mich innerhalb der FI-SP noch mehr zu vernetzen und noch tiefer in die Themen reinzukommen.
Ja, reinzukommen ist da auch ein gutes Stichwort. Wie hast du denn als bis dato Externe die Situation damals empfunden?
Katharina: Ja, also das Wort paradox aus deiner Anmoderation trifft es, glaube ich, ganz gut. Und ich konnte es am Anfang auch noch nicht so richtig gut greifen, weil objektiv erstmal alles in Ordnung war. Also gerade auch für die Größe des Unternehmens gab es eigentlich ein gutes Schulungsangebot, das auch sehr breit aufgestellt war, wirklich von fachlichen, technischen, methodischen Themen bis hin zu den klassischen Softskale-Themen war eigentlich alles da. Und auch gab es Kooperationen mit erfahrenen und kompetenten Trainerinnen und Trainer. Aber im Gespräch mit den Menschen hat man trotzdem relativ schnell gespürt, dass da eine allgemeine Unzufriedenheit herrscht.
Naja, sagen wir mal so, es hat nicht lange gedauert, bis man den Knackpunkt gefunden hat, weil das Problem im Prinzip war, dass die Prozesse größtenteils analog liefen. Also von der Beantragung, Genehmigung, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden, Schulungsorganisationen, den Dienstleistern, war alles sehr, sehr umständlich und wie gesagt, vieles analog. Und dass das bei Menschen, die sich den ganzen Tag damit beschäftigen, Softwarelösungen zu entwickeln, nicht gerade auf Begeisterung gestoßen ist, kann sich, glaube ich, jeder denken. Ich fand es gut, dass wir das Thema dann ganzheitlich angegangen sind. Also zum einen die Prozesse uns angeschaut haben, aber zum anderen auch die Inhalte mal auf den Prüfstand gestellt haben. Und letztendlich hat es gut gepasst, weil auch das Projekt im Zuge eines großen Digitalisierungsprojekts in der Personalabteilung stattgefunden hat. Wir haben also vorher auch schon andere Themen in der Personalabteilung digitalisiert. Und dann war jetzt das Thema Schulung und Weiterbildung einfach noch der konsequente nächste Schritt und hat die ganze Sache rund gemacht.
Wenn du von „wir“ sprichst, wer gehörte denn alles zu dem Projektteam?
Katharina: Ja, erstmal will ich vorwegschicken: Das Projektteam war super. Also es hat mega viel Spaß gemacht, in diesem Team zu arbeiten, weil es mir auch sehr gut gefällt, auch allgemein an der FI-SP, dass man wirklich auch miteinander in den Diskurs gehen kann, dass Hierarchien auch nicht so eine große Rolle spielen, dass wirklich jeder seine Ideen und Anregungen einbringen kann.
Und wir haben oft auch über Dinge diskutiert, gar keine Frage, aber immer im Sinne, dass am Ende eine gute Lösung dasteht. Um zurückzukommen zu deiner Frage: Wir hatten ein interdisziplinäres Team, wo natürlich die Führungsebene dabei war und die Projektleitung nicht zu vergessen. Auf der anderen Seite hatten wir natürlich auch den IT-Verantwortlichen für das System dabei und die Kollegin aus der Personalabteilung, die für das Schulungsmanagement zuständig ist. Und weil natürlich Schulung und Weiterbildung jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter betrifft im Unternehmen, waren wir auch immer wieder im Austausch mit Kolleginnen und Kollegen aus den Geschäftsbereichen, um auch da immer wieder Input zu bekommen, um dann am Ende eben die bestmögliche Lösung zu kreieren.
Ja, das klingt auf jeden Fall lösungsorientiert. Wie seid ihr denn das Thema angegangen?
Katharina: Bevor wir das Thema Prozessgestaltung angegangen sind, haben wir uns erstmal ein Stimmungsbild in den Geschäftsbereichen geholt. Also wie ist eigentlich deren Meinung zum Thema Schulung, Weiterbildung, Prozesse? Und haben uns Feedback geholt, Anregungen und sind auch da wieder relativ schnell drauf gekommen, dass die analogen Prozesse ein absoluter Killer waren für die Nutzung des Schulungsangebots. Die Angebotsstrecke war super aufwendig.
Die Führungskräfte hatten wenig Transparenz in Bezug auf ihre Budgets. Im Laufe des Prozesses gab es super viele Medienbrüche. Es mussten viele E-Mails ausgetauscht werden. Es gab viele Schnittstellen. Und am Ende hat das natürlich dazu geführt, dass viel Administration und auch Dokumentation in der Personalabteilung anfiel. Das ist natürlich auch immer fehleranfällig.
Deswegen haben wir uns dann auch entschieden, das ganze Thema wirklich ganz neu zu denken und Prozesse komplett neu aufzubauen und auch inhaltlich nochmal an den Themen zu arbeiten. Also wir wollten jetzt nicht nur den bestehenden Schulungskatalog in ein digitales System packen, sondern haben gesagt: Okay, wir nehmen jetzt die Gelegenheit und gucken, dass wir das ganze Thema Schulung und Weiterbildung in die heutige Zeit holen, nochmal neu denken. Angebote nochmal hinterfragen, nochmal gucken, an welcher Stelle macht es vielleicht Sinn, auch mal mit einem neuen Schulungsanbieter ins Rennen zu gehen, neue Themen aufzunehmen, also allgemein auch frischen Wind reinzubringen.
Wow, das klingt ja ganz schön komplex. Wie lange habt ihr denn gebraucht, das Thema zu lösen?
Katharina: Das hat natürlich ein Weilchen gedauert. Insgesamt haben wir so circa ein Jahr gebraucht, also von Analyse, Konzeption, Implementierung. Dann muss das Ganze natürlich getestet werden.
Es kommt eine Pilotphase, bevor dann der Rollout kommt und natürlich dann auch nochmal das ein oder andere nachbereitet werden musste. Aber ich finde es eine faire Zeit, weil wie gesagt, wir haben diese Thematik grundlegend neu gedacht und wie du ja auch schon gesagt hast, es war relativ komplex, weil wir vorher nicht unbedingt saubere Prozesse hatten und uns im Zuge des Projektmanagements überlegen mussten, wie wollen wir uns da in Zukunft aufstellen und wie wollen wir die Prozesse gestalten. Das ist natürlich eine super Möglichkeit, sich einzubringen, aber war auch nicht immer ganz einfach.
Dann musste natürlich alles auch in das bestehende Personalmanagementsystem reinpassen und das Thema Schulung und Weiterbildung dann auch mit den bereits digitalisierten Personalthemen zusammen funktionieren.
Ja, das klingt auf jeden Fall super. Wie wurde denn das neue Schulungssystem dann angenommen?
Katharina: Die Einführung war tatsächlich ein großer Schritt, nicht nur in puncto Weiterbildung, sondern auch in puncto Digitalisierung des Personalmanagements. Wie schon gesagt, die FI-SP ist ein Softwarehaus und IT-Dienstleiter. Unsere Kollegen und Kolleginnen sind da schon recht anspruchsvoll, wenn es um Digitalisierung von Prozessen geht. Aber umso schöner ist es natürlich, wenn dann am Ende auch Lob aus den Bereichen kommt. Dann ist das ein klarer Beweis, dass wir da was richtig gemacht haben. Und wir haben tatsächlich viel Lob bekommen. Die Zahlen sprechen auch ganz klar dafür, dass sich der Wechsel gelohnt hat.
Denn wir haben jetzt mal geschaut: Seit der Einführung des digitalen Schulungsmanagementsystems haben wir 25 Prozent mehr Schulungen, die gebucht wurden und haben natürlich auch entsprechend viel Geld ausgegeben. Und das ist, finde ich, was ganz Tolles, weil betriebliche Weiterbildungen und Schulungen wirklich wichtig sind, um neue Dinge zu lernen, um an den Trends dranzubleiben. Und gerade in der Softwareentwicklung ist das natürlich das A und O. Und letztendlich die Sachen, die unsere Mitarbeitenden in den Schulungen lernen, bringen sie ja auch wieder in ihre Kundenprojekte ein. Das ist toll und insofern war das Projekt, glaube ich, ein voller Erfolg.
Outro:
Ja, klingt so und es ist ein super Invest. Also wie Katharina sagt: Ein voller Erfolg.
Der Digitalisierungsprozess bietet den Lösungsfinderinnen und Lösungsfindern nun die nötige Transparenz, die wir bei den vorherigen Katalogen nicht geboten haben. Selbstverständlich justieren wir bei Bedarf, ganz im Sinne unserer Lösungsfinder-Mentalität, weiter nach.
Lieben Dank, Katharina, für deine Zeit und die Offenheit, mit der du den Zuhörerinnen und Zuhörern gezeigt hast, wie wir im Team der Lösungsfinder Probleme angehen und lösen.
Liebe Zuhörerinnen, liebe Zuhörer, auch euch vielen Dank, dass ihr in dieser Folge wieder mit dabei wart. Nehmt die Impulse gerne mit in die Gespräche in eure Freundes- und Bekanntenkreise und vergesst nicht, uns über das Kontaktformular auf unserer Homepage mitzuteilen, zu welchen anderen Themen ihr gerne mal mehr erfahren wollt. Seid auch gerne in der nächsten Folge vom Solutions-Talk wieder mit dabei.
Wir freuen uns auf euch!
Mehr erfahren über die Welt der Lösungsfinder? Besucht uns auf unserer Homepage unter f-i-sp.de.
Active Sourcing Spezialistin Katharina M. erzählt von ihrem Einstieg ins Team der Lösungsfinder, davon, wie wichtig gute Schulungen Weiterbildungen für die Mitarbeitenden und Unternehmen sind und wie ein Digitalisierungsprozess das Angebot der FI-SP nochmal auf ein neues Level gehoben hat.
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